Kapitola 01
Tři čísla, ze kterých vychází všechno ostatní
Počet hostů, termín a rozpočet. Dokud nejsou tahle tři čísla aspoň přibližně známá, nedá se vybrat prostor ani se bavit o programu, protože každá varianta vyjde jinak.
U počtu hostů je rozdíl mezi pozvanými a těmi, kdo přijdou. U firemních akcí dorazí zpravidla menší část pozvaných než u rodinných oslav, kde se počítá skoro se všemi. Prostor se proto vybírá na reálný počet, ne na seznam pozvánek, a potvrzení účasti se sbírá do data, od kterého už se mění objednávka jídla.
Termín není jen datum. Pátek a sobota jsou v sezoně drahé a obsazené, všední den bývá levnější a dostupnější, ale část hostů odejde dřív kvůli ráno. Prosinec je v Praze obsazený měsíce dopředu.
Rozpočet má smysl rozdělit na části ještě před poptáváním: prostor, jídlo a pití, program, technika, foto a rezerva. Rezerva není formalita. Je to položka, ze které se platí věci, na které se při plánování nemyslelo.
Prostor se vybírá na počet hostů, kteří přijdou, ne na počet pozvánek.
Kapitola 02
Prostor a to, co v něm nejde
Kapacita uvedená v nabídce platí pro jedno uspořádání. Sál pro sto padesát lidí v divadelním uspořádání pojme u kulatých stolů podstatně méně, protože mezi stoly musí projít obsluha.
Tři věci je dobré ověřit osobně, ne z fotografií: kudy se dostane dovnitř technika, kde je elektrika a jak se v sále chová zvuk. Vysoký strop a holé stěny vypadají na fotkách dobře a mluvené slovo v nich zaniká.
Na čas se ptejte dvakrát: od kdy se smí stavět a do kdy se musí uklidit. Pokud se do sálu smí až v šest a akce začíná v sedm, odpadá všechno, co se staví déle než hodinu, a to je většina scény a osvětlení.
U venkovních míst se ptejte na variantu pro déšť dřív než na cokoli jiného. Stan se objednává týdny dopředu a v den akce už nebývá volný.
Od kdy se smí stavět a do kdy uklidit. Na tom padá víc akcí než na programu.
Kapitola 03
Harmonogram, který vydrží kontakt s hosty
Večer se nerozpadá kvůli jedné velké chybě, ale kvůli řadě patnáctiminutových skluzů, které se sčítají. Příchod hostů trvá déle, než se plánuje, projev se protáhne a první chod odjíždí z kuchyně v čase, který už neplatí.
Pomáhá rozdělit program na pevné a volné body. Pevné jsou ty, které nejdou posunout: příjezd kapely, projev v určitou hodinu, vystoupení domluvené na pevný čas. Volné body se mezi ně vkládají a v případě skluzu se zkracují.
Oficiální část patří na začátek, dokud hosté sedí a poslouchají. Po jídle a po prvním bloku hudby už pozornost sálu nesvolá ani dobrý moderátor.
Poslední bod harmonogramu je odvoz. Kdo se stará o hosty, kteří se nemají jak dostat domů, se řeší před akcí, ne o půlnoci.
Oficiální část patří na začátek, dokud hosté sedí a poslouchají.
Kapitola 04
Jídlo podle formátu, ne podle chuti pořadatele
Raut a servírovaná večeře nejsou dvě ceny téhož. Raut hosty rozhýbe a umožní jim mluvit s více lidmi; servírovaná večeře je posadí a drží pozornost u stolu. Podle toho, co od večera chcete, se volí jedno nebo druhé, a teprve pak se řeší menu.
Množství se počítá na skutečný počet hostů plus malá rezerva, ne na seznam pozvaných. Nadbytek jídla je nejčastější zbytečná položka v rozpočtu akce.
Bezmasou a bezlepkovou variantu objednejte vždy, i když o ně nikdo předem nepožádal. Dotaz na alergeny patří do pozvánky; odpoví na něj menšina, ale ta menšina je přesně ta, které by jinak nezbylo nic.
U nápojů se domlouvá, co je součástí a co se platí zvlášť. Nejasnost v tomhle bodě končí dohadováním při placení, které nepotěší nikoho.
Raut hosty rozhýbe, servírovaná večeře je posadí. Nejdřív formát, pak menu.
Kapitola 05
Technika: čtyři věci, na kterých to stojí
Zvuk, světlo, obraz a elektrika. Zvuk rozhoduje o tom, jestli sál slyší; světlo o tom, jestli je vidět na pódium i na jídlo; obraz o tom, jestli zadní řady uvidí prezentaci. Elektrika rozhoduje o tom, jestli to všechno pojede zároveň.
Mikrofon pro mluvené slovo a mikrofon pro zpěv nejsou totéž a zaměnit se dají snadno. Pokud bude někdo přednášet, patří do objednávky náhlavní nebo klopový mikrofon, protože ruční mikrofon zaměstná řečníkovi ruku, kterou bude potřebovat.
Zkouška před akcí trvá krátce a ušetří ten typ problému, který se v průběhu nedá vyřešit. Projít se mají přechody mezi body programu, ne jen to, že zvuk hraje.
Na příkon se ptejte konkrétně. Velký sál se starou elektrikou unese buď osvětlení, nebo kuchyň, a která z nich vypadne, se pozná až ve chvíli, kdy je pozdě.
Ruční mikrofon zaměstná řečníkovi ruku, kterou bude potřebovat.
Kapitola 06
Co podepisujete a co se stane, když prší
Ve smlouvě mají být čtyři věci jmenovitě: co je předmětem, do kdy se co dodá, kdy a kolik se platí, a co se stane při zrušení z každé strany. Všechno ostatní jsou podrobnosti, které se dají doladit.
Zálohy drží termín u dodavatelů a jejich vratnost se liší podle toho, jak blízko k akci se ruší. U kapel a prostor bývá poslední týden nevratný, protože termín už nikomu jinému neprodají.
Změna počtu hostů má svoje datum. Po něm se objednávka jídla nemění, nebo se mění s doplatkem, a to je nejčastější nedorozumění mezi pořadatelem a cateringem.
U venkovní akce si ujasněte, kdo rozhoduje o přesunu dovnitř a do kdy. Rozhodnutí v den akce dvě hodiny před začátkem už obvykle není rozhodnutí, ale konstatování.
Pojištění akce se vyplatí tam, kde na jednom večeru visí velká záloha. Ptejte se, co kryje: zrušení ze zdravotních důvodů, škodu na pronajatém prostoru a odpovědnost za hosty jsou tři různé věci.
Rozhodnutí o přesunu dovnitř dvě hodiny před začátkem už není rozhodnutí.
Co mít hotové měsíc před akcí
- Potvrzený prostor a písemně domluvené časy návozu a úklidu
- Reálný počet hostů a datum, po kterém se už nemění
- Harmonogram s vyznačenými pevnými body
- Menu včetně bezmasé a bezlepkové varianty
- Objednaná technika a domluvený termín zkoušky
- Varianta pro déšť a jméno toho, kdo o ní rozhodne
- Podepsané smlouvy a přehled záloh se lhůtami